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​Le CA et la gestion des risques en 3 étapes

Mardi, 1 Novembre, 2016
Auteur invité
Gouvernance
Suanne Miedema

La gestion des risques donne du fil à retordre à bien des administrateurs, que ce soit pour des raisons de compréhension, de crainte des responsabilités légales ou parce qu’ils y voient une bête presque impossible à dompter.

Tous les membres d’un conseil d’administration (CA) ont une obligation fiduciaire et un devoir de diligence, quel que soit le système juridique régissant la constitution en société de l’organisme sans but lucratif. Les administrateurs des organismes de bienfaisance peuvent être personnellement tenus responsables pour avoir failli à leur obligation fiduciaire ou avoir commis un abus de confiance parce qu’ils ont omis de protéger adéquatement les actifs de l’organisme contre divers risques. Le Programme de normes d’Imagine Canada aborde le sujet dans la norme A7 afin de souligner l’importance du CA dans la surveillance de la gestion des risques. Pour déterminer le niveau de détails qui devraient être portés à l’attention du CA et les aspects devant faire l’objet d’une surveillance par les administrateurs, les organismes doivent se rappeler que la gestion des risques n’est pas un exercice ponctuel. Il s’agit plutôt d’un processus continu qui comprend trois étapes : (1) déterminer, (2) atténuer et (3) surveiller les risques.

1. Déterminer les risques

L’équipe de gestion est le mieux placée pour déterminer les risques qui guettent l’organisation et pour créer un système de gestion des risques. Or, il est de la responsabilité du CA de s’assurer que ce travail est fait. La liste des risques potentiels est longue : dommages (aux employés, bénévoles et clients); risques réputationnels, financiers, opérationnels, stratégiques et externes et ceux liés à la règlementation, à la gouvernance, à la technologie ou à des catastrophes naturelles ou causées par l’humain, pour ne nommer que ceux-là. À cela s’ajoutent les risques propres à chaque industrie ou secteur.

Nul besoin de réinventer la roue lorsque vous envisagez de développer votre premier plan de gestion des risques. Il existe de nombreux outils gratuits ou à peu de frais, en plus de la possibilité d’acquérir un outil abordable conçu spécialement pour les organismes sans but lucratif. Comme l’élaboration du tout premier plan peut prendre beaucoup de temps, le CA peut donner un coup de main à l’équipe de gestion en créant un groupe de travail, en mandatant un de ses comités de se pencher sur le sujet ou en recrutant un expert bénévole.

La création d’un registre des risques peut d’abord sembler intimidante et donner lieu à des discussions sur l’évaluation d’un risque comme étant élevé, modéré ou faible. Or, ces discussions sont bénéfiques parce qu’elles permettent de cerner le goût du risque de l’organisation. Pour venir à bout du débat, il peut s’avérer utile de définir les différents niveaux de risque en fonction de leur valeur financier et des objectifs de l’organisation. Le CA a pour rôle de superviser ce processus et d’analyser, d’un œil critique, l’évaluation des risques et des mesures visant à les atténuer, préparée par l’équipe de gestion.

Votre premier plan ne sera peut-être pas parfait, mais mieux vaut commencer par un document qui comprend certaines lacunes que d’y renoncer complètement. Avec le temps, la gestion des risques deviendra une partie intégrante de la culture organisationnelle et plus facile à gérer et à maintenir. On n’a qu’à penser à la vérification des personnes qui travaillent auprès des enfants. Aujourd’hui, plus personne ne s’opposerait à une telle vérification, mais il n’y a pas si longtemps, on n’y voyait qu’un processus fastidieux et embarrassant.

2. Atténuer les risques

Pour atténuer les risques, on procède à leur évaluation afin de décider lesquels parmi eux on parviendra à éliminer, à éviter ou à gérer de façon à minimiser les dommages potentiels qu’ils représentent pour l’organisation. S’il est impossible d’éviter certains risques, le CA doit s’assurer que l’organisation dispose des possibilités de formation, politiques, procédures et assurances nécessaires pour réduire les chances et l’ampleur des dommages éventuels. Il pourrait aussi décider de transférer le risque à un tiers en sous-traitant certaines fonctions. Ainsi, il pourrait avoir recours à une entreprise renommée de transport par autocar pour le voyage d’un groupe de campeurs plutôt que d’organiser un convoi de conducteurs bénévoles.

Toute organisation connaît un certain niveau de risque. Il ne servirait donc à rien, et paralyserait l’organisation, d’essayer d’éliminer tous les risques. Ce qui compte, c’est de les connaître et de minimiser les dommages qu’ils peuvent causer.

Les assurances jouent alors un rôle important comme outil d’atténuation des risques. Pour s’assurer d’avoir une juste vue d’ensemble et de bien évaluer la couverture dont l’organisation bénéficie en cas de besoin, le CA ou un de ses comités peut inviter le courtier d’assurance de l’organisation un ou deux fois par année. Les courtiers connaissent l’industrie et ont souvent d’autres clients dans des domaines similaires, ce qui leur permet d’offrir des conseils professionnels sur l’exposition de l’organisation aux risques et la couverture appropriée.

En présentant les efforts d’atténuation des risques sous un angle positif, vous allez progressivement créer une culture de la gestion des risques. Ces efforts servent à protéger les personnes associées à l’organisation tout comme l’organisation elle-même. Il existe maintes possibilités de transformer un processus en apparence restrictive et compliquée en une expérience positive et conviviale.

3. Surveiller l’évolution des risques

Pour faire un suivi adéquat de l’évolution des risques, le CA doit inscrire cette activité à la description de poste de la direction générale ainsi qu’à ses propres règlements et à son plan de travail annuel. Il doit aussi se doter d’un plan de gestion des crises et prévoir les ressources financières suffisantes pour faire de la gestion des risques et suivre les formations nécessaires.

Le choix de l’outil que le CA retient pour suivre l’évolution des risques n’a pas d’importance; qu’il s’agisse d’une feuille de calcul, d’une carte ou d’une matrice. L’important, c’est que cette activité soit régulièrement inscrite à l’ordre du jour de ses réunions et que le CA porte une attention particulière aux risques élevés. L’organisation doit travailler pour en faire des risques modérés et les gérer et contrôler convenablement. Aux fins de responsabilité, le CA doit également s’assurer que la révision du plan de gestion des risques est notée dans le compte-rendu de ses réunions, tout comme les préoccupations exprimées et les mesures prises à ce sujet.

La gestion des risques est une responsabilité qui ne devrait pas causer de maux de tête aux administrateurs. Grâce à des directives et une surveillance proactive, elle peut devenir une partie intégrante de la culture du CA et de l’organisation et ainsi faire sorte que la mission et la vision de l’organisation soient réalisées dans un environnement sûr et positif.

 

À propos de l’auteure

Suanne MiedemaSusanne Miedema est la présidente-fondatrice de Miedema’s Board Consulting Inc. Son travail consiste à aider les conseils d’administration d’organismes sans but lucratif à améliorer leurs pratiques de gouvernance au moyen de politiques qui se distinguent. Son expérience dans les secteurs privés et caritatifs lui permet d’offrir des services pratiques et axés sur les résultats à ses clients. Avant de créer son cabinet de consultation, Susanne a géré une organisation multisite de plusieurs millions de dollars. Elle siège actuellement au conseil d’administration de trois organismes sans but lucratif.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

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