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La gestion des processus comme outil stratégique

Mardi, 16 Mai, 2017
Auteur invité
Finances et administration
Gouvernance
Christopher Barry

Quiconque se retrouve à la tête d’un organisme sans but lucratif (OSBL) aspire à y laisser sa marque et à le diriger de manière à bâtir l’organisation avec énergie et créativité afin de répondre aux attentes des parties prenantes, d’améliorer les résultats de financement, de guider l’organisation en accord avec sa mission, d’améliorer la transparence et les pratiques de gouvernance et de consolider la notoriété de la marque dans un marché hautement compétitif.

Pour accomplir ce travail à la hauteur de leurs attentes, les dirigeants dans le secteur n’ont d’autres choix que de se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches. Mais comment s’y prendre?

À titre de directeur général intérimaire de différents organismes nationaux, j’ai pu mettre à profit deux conseils qui se sont toujours avérés utiles pour moi et pourraient vous aider tout autant.

Prioriser vos tâches selon leur importance

Dans les secteurs privé et public, on évoque souvent le principe de Pareto (d’après l’économiste italien Vilfredo Pareto), aussi connu sous le nom de la loi du 80/20, selon lequel 20 % du travail que vous accomplissez représente 80 % de la valeur des résultats de votre travail.

Pour illustrer ce principe, dressez une liste de dix choses à accomplir dans une journée. De ces dix activités, deux sont habituellement plus importantes pour votre organisation que l’ensemble des huit autres.

Dans le même ordre d’idées, si vous travaillez pour un OSBL, vous allez constater que 20 % de vos donateurs comptent pour 80 % de vos revenus (et pour 80 % de vos activités de gestion des relations).

Chaque OSBL devrait, sur une base régulière, se poser la question suivante : « Qu’est-ce que le 20 % de nos activités qui représente 80 % de nos résultats? » Après avoir trouvé la réponse, les organismes devraient ajuster leurs priorités pour se concentrer davantage sur les tâches qui apportent une plus grande valeur à leur organisation.

La gestion des processus d’affaires constitue un des meilleurs outils pour réaliser un examen continu des activités organisationnelles.

Ajoutez de la valeur à vos priorités

C’est pourquoi la gestion des processus d’affaires est l’objet de ma deuxième recommandation. Son nom laisse sous-entendre qu’il faut des mois de formation afin de lui rendre réellement justice; or, la majorité des dirigeants d’OSBL se servent de diverses méthodes pour améliorer la gestion de leurs processus d’affaires sans même s’en rendre compte ou comprendre tout leur potentiel.

Comme directeur général intérimaire dans le milieu des OSBL, j’ai toujours cru que la gestion des processus d’affaires pouvait aider les organismes à développer des façons de faire plus efficaces et plus efficientes, leur permettant de mieux survivre et de prospérer dans un milieu hautement compétitif. De plus, cet outil s’avère aussi très utile pour la formation des employés et la collaboration des équipes pour briser le travail en silos.

La gestion des processus peut devenir une composante indispensable au succès d’un organisme, que ce soit en matière d’efficacité, d’innovation, d’augmentation des revenus, de réduction des coûts ou de satisfaction des parties prenantes.

Qu’est-ce que la gestion des processus?

La gestion des processus, ce n’est rien d’autre que l’effort continu d’améliorer tout ce que vous faites (vos services, les fonds que vous accordez, le financement que vous allez chercher, votre échéancier de rendement, l’engagement de vos employés et partenaires, la réduction de vos coûts) dans une période préétablie et selon une méthode spécifique d’amélioration continue.

Il existe plusieurs méthodes d’amélioration des processus reconnues et utilisées à grande échelle comme Lean Six Sigma et la méthodologie Rummler-Brache.

Personnellement, je préfère faire appel à la méthode du bon sens. Pour la mettre en pratique, vous n’avez qu’à regarder tout ce que vous faites d’un œil nouveau et à vous poser la question suivante : « Qu’est-ce qui nous empêche d’obtenir de meilleurs résultats plus rapidement relatifs à tous les aspects de notre mission? »

Tous les OSBL comptent plusieurs processus au sein de leur organisation, p. ex. les processus de gestion (la planification stratégique, la gouvernance), les processus opérationnels (la collecte de fonds, les ressources humaines et la formation des employés [qui représentent les plus importants processus opérationnels], le marketing et les communications, la prestation de services et la recherche de financement) et les processus de soutien (les finances et les technologies d’information).

Selon mes expériences, les OSBL (ainsi que bon nombre d’entreprises, je tiens à ajouter) peinent à déterminer les responsables des différents processus dans leur organisation. Parfois, cette responsabilité revient à un membre de l’équipe de direction, mais souvent, elle incombe à un membre du personnel à l’extérieur de ce cercle. C’est pourquoi l’engagement et la participation des dirigeants et des employés sont cruciaux.

Le rôle des dirigeants et gestionnaires

L’engagement et le soutien de la direction et de l’équipe de gestion sont indispensables pour mener à bien tout effort d’amélioration des processus. Plus précisément, ces personnes doivent :

  • mettre à profit le pouvoir de persuasion associé à leur rôle pour favoriser l’innovation en matière de processus;
  • établir des objectifs d’amélioration limpides;
  • choisir les priorités et les domaines et aspects visés;
  • offrir du soutien;
  • fournir les ressources nécessaires.

Le prix de vos efforts

Alors, comment tous ces efforts seront-ils récompensés?

Investir du temps et de l’énergie dans un projet de gestion des processus produira presque toujours des résultats positifs, voire époustouflants, qui auront des conséquences convaincantes pour l’organisation, ses employés, ses pratiques et ses services.

Puisque la gestion des processus vise avant tout à améliorer continuellement la productivité d’une organisation, vous pourrez tout simplement évaluer les résultats de vos efforts en prenant la mesure de l’évolution de votre efficacité, de votre efficience et de la qualité de votre travail d’une année à l’autre.

En apportant sans cesse des améliorations à vos processus, vous serez en mesure :

  • d’accroître la satisfaction des parties prenantes et d’améliorer les communications avec eux;
  • de planifier et d’exécuter vos activités avec plus de discipline;
  • de fournir des services de meilleure qualité;
  • d’analyser et d’améliorer constamment vos résultats;
  • de renforcer la motivation de vos employés;
  • de réduire les conflits entre équipes.

Dans l’environnement économique actuel, les OSBL se doivent de viser l’excellence dans tous les domaines, qu’ils travaillent à l’échelle locale ou nationale, et la gestion des processus a beaucoup à offrir pour leur permettre d’atteindre ce but.

 

À propos de l’auteur

Christopher BarryAvec plus de 20 ans d’expérience au sein d’équipes de haute direction dans le domaine de la transformation des activités, Christopher Barry travaille aujourd’hui avec des organismes sans but lucratif dans le but d’améliorer les résultats de leurs efforts. Son expertise englobe l’amélioration des processus organisationnels, le financement intégré, la gestion de programmes, la création de communautés numériques pour les donateurs et l’amélioration des relations avec les donateurs.

Depuis 2009, il a, entre autres, travaillé à titre de PDG et de chef des opérations pour six importants organismes sans but lucratif nationaux au Canada.

Il détient une maîtrise ès arts en commerce international de la School of Advanced International Studies de la John Hopkins University, est certifié logisticien professionnel et parle anglais, français et mandarin.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

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