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Les cinq avantages de la création d’un bassin de donateurs

Jeudi, 8 Août, 2013
Collecte de fonds
Grant Seeker Monthly

Le nombre de vos bailleurs de fonds potentiels vous accable-t-il? (Si ce n’est pas le cas, inscrivez-vous à un essai gratuit de Connexion subvention qui répertorie des milliers de subventions qui n’attendent que vous). Une gestion efficace des bailleurs de fonds potentiels peut être utile. C’est comme un bureau bien rangé : cela vous permet de mieux vous organiser, élimine votre stress et vos collègues l’apprécient énormément.

Un système de gestion des bailleurs de fonds potentiels facile à mettre en œuvre s’appelle le suivi du bassin de donateurs. C’est une méthode de classement de vos bailleurs de fonds potentiels selon les stades du processus de collecte de fonds. Par exemple, les bailleurs de fonds potentiels avec lesquels vous nouez une relation – par exemple lors d’une réunion ou en les invitant à votre organisme – seraient au stade de la « sensibilisation », tandis que les bailleurs de fonds à qui vous avez présenté une demande de financement se trouvent au stade de la « sollicitation ». Dans le présent article de blogue, nous mettons en lumière cinq raisons pour lesquelles le suivi du bassin de donateurs est maintenant tellement en vogue.

1. Un bassin de donateurs informe la main gauche de ce que fait la main droite

Dans les logiciels comportant des outils de gestion des relations, comme Connexion subvention, Salesforce ou The Raisers’s Edge, le suivi des bassins de donateurs est effectué par tous les membres de l’équipe. Si votre budget ne vous permet pas actuellement d’utiliser ce type de logiciel, essayez d’utiliser un tableur de Google Docs en équipe pour ce travail de suivi. Vous pourrez ainsi voir immédiatement les recherches réalisées et les données archivées par vos collègues. Point plus important, la centralisation de l’information permet d’éviter les faux pas dont de nombreux organismes se rendent coupables : solliciter un bailleur de fonds sans savoir que vous l’avez fait dans le passé ou, pire encore, solliciter un bailleur de fonds pour un projet, sans savoir que votre organisme le sollicite en même tant que vous pour un autre projet!

2. Un bassin de donateurs atténue l’impact de la rotation des collecteurs de fonds

À un moment ou à un autre, votre organisme devra faire face à la rotation des collecteurs de fonds. Comme nous l’avons signalé dans un article précédent, les chercheurs ont constaté que les collecteurs de fonds occupent le même poste moins de deux ans en moyenne. Les frais associés indirectement et directement à cette rotation peuvent être extrêmement élevés pour votre organisme et un bassin abondant peut atténuer ces dépenses. Au lieu de devoir recommencer à zéro, un bassin de donateurs permet aux nouveaux collecteurs de fonds de reprendre le travail où leurs prédécesseurs l’ont laissé.

3. Il vous permet de calculer votre ratio de bailleurs de fonds potentiels

Un de vos plus grands défis de collecteur de fonds est celui de savoir si vos bailleurs de fonds potentiels sont en nombre suffisant ou non pour vous permettre d’atteindre votre but. On peut dire sans risque de se tromper que tous les bailleurs de fonds ne diront pas « oui » à votre demande de subvention. Le ratio des bailleurs de fonds des collecteurs de fonds efficaces est d’au moins 3 sur 1, ce qui veut dire qu’ils visent à présenter une demande de subvention à au moins trois bailleurs de fonds pour chaque subvention qu’ils espèrent recevoir. En suivant vos bailleurs de fonds potentiels dans un bassin de donateurs, vous pouvez facilement calculer si le nombre de vos bailleurs de fonds au stade de la sollicitation est suffisant pour atteindre votre but, étant donné votre ratio de bailleurs de fonds.

4. Il garantit une collecte de fonds aussi réussie l’année prochaine que cette année

Supposons que vous avez besoin de 100 000 dollars pour un projet en 2014. Si vous repérez cinq bailleurs de fonds potentiels prometteurs, il y a de fortes chances pour que vous ne puissiez pas leur présenter immédiatement votre demande de subvention et finir ce travail. Les dates limites et les échéanciers des demandes de subvention varient énormément d’un bailleur de fonds à l’autre. Par conséquent, chacun de vos bailleurs de fonds potentiels – bien que vous les ayez repérés en même temps – passera d’un stade à l’autre du processus de collecte de fonds à un rythme différent. Le suivi du bassin de donateurs fournit une information précieuse pour vous assister dans ce processus à long terme. Il vous rappellera, en janvier, ce bailleur de fonds que vous avez repéré, en mai 2013, et dont la date limite est le 2 février 2014 pour lui présenter votre demande.

5. Le bassin de donateurs simplifie à l’extrême la reddition de comptes

Vous est-il arrivé que votre conseil d’administration ou vos collègues vous demandent une mise à jour sur la collecte de fonds alors que votre liste de tâches fait déjà un mile de long? Pour les collecteurs de fonds qui ne gèrent pas efficacement leurs bailleurs de fonds potentiels, ces demandes de renseignements sont stressantes et chronophages. En utilisant un bassin de donateurs, vous savez immédiatement combien de bailleurs de fonds vous avez repérés, combien de demandes de financement sont en cours et combien d’entre elles ont été couronnées de succès. Si vous accédez à un logiciel comme Connexion subvention, vous pouvez même exporter des rapports personnalisés en cliquant simplement sur un bouton.

Vous recherchez d’autres idées sur la recherche de subventions efficace? Écrit par Devon Hurvid et Paul Anderson, ce billet de blogue a été publié dans le Bulletin mensuel sur la recherche de subventions, le bulletin électronique de Connexion subvention. Abonnez-vous au bulletin d’information pour recevoir chaque mois des conseils sur la collecte de fonds!
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