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Ouvrir les réunions du CA au public

Mardi, 28 Juin, 2016
Auteur invité
Transparence et imputabilité
Gouvernance
Elizabeth McFaul

Dans la plupart des organismes sans but lucratif (OSBL), les réunions du conseil d’administration (CA) se déroulent derrière des portes closes. Rares sont ceux qui sollicitent régulièrement l’opinion de leurs membres ou qui ouvrent les discussions entre administrateurs à des participants externes. Toutefois, le récent débat dans le secteur privé sur la protection de la vie privée, la transparence et la responsabilité a trouvé écho dans le secteur des OSBL.

Certes, discuter des avantages et inconvénients liés à l’ouverture des réunions du CA au public n’est pas une mince affaire. Acceptons-nous que les membres surveillent de près nos discussions? Un invité pourra-t-il participer à la réunion? Que faire des sujets confidentiels? De quelle façon allons-nous publier l’annonce et le contenu de la réunion? Est-ce que quelqu’un viendra assister à la rencontre?

Pourquoi c’est une bonne idée

La transparence et la responsabilité sont deux des arguments clés qui favorisent le changement vers un style de gouvernance plus ouvert. L’ancienne commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario Ann Cavoukian décrit (anglais) une gouvernance ouverte comme un élément essentiel dans un système démocratique, puisqu’elle « permet aux citoyens de surveiller de près les activités des représentants élus et des fonctionnaires pour s’assurer que ceux-ci agissent dans l’intérêt du public. » Les entités gouvernementales disposent souvent de règles régissant les réunions publiques et les circonstances qui permettent la tenue de séances à huis clos. Pour ce qui est des OSBL, rien ne les oblige à organiser des réunions publiques. Il revient aux parties prenantes de déterminer le processus de prise de décision de leur CA et le degré de surveillance.

Des appels à la tenue de réunions publiques peuvent survenir lorsque les membres ont l’impression que le CA traite certaines questions de façon non adéquate et qu’il ne les a pas consultés suffisamment. Selon les experts de GDP Consulting (anglais), « le fait que d’autres personnes débattent d’une question derrière des portes closes peut causer des irritants. » Ceci est particulièrement vrai lorsque l’enjeu en question vous concerne personnellement, votre famille ou vos amis, vos valeurs et convictions ou que le sujet devrait, selon vous, être discuté ou soumis au vote par les membres. Pour éviter qu’une décision prise par le CA soit rejetée par les membres et que le travail doive être refait à grand coût, on peut offrir aux parties prenantes la possibilité d’exprimer leurs préoccupations ou leur critique tôt dans le processus de prise de décision.

Dans une entrevue accordée dans le cadre d’un article au sujet des réunions publiques des CA (anglais) publié en 2013 dans le magazine américain The Chronicle of Philanthropy, Anne Wallestad, présidente de Boardsource, avance que l’ouverture des réunions du CA pourrait créer un sentiment d’appartenance auprès des membres de la communauté, un effet stratégique tout a à fait positif. Elle y voit également la possibilité d’un autre avantage, soit celui d’attirer et de former de nouveaux leaders qui pourraient donner leur soutien à l’organisation, que ce soit à titre de membre du CA ou d’un comité.

Place aux inquiétudes

Un CA peut tenir ses réunions à l’écart des regards du public s’il juge que les parties prenantes devraient connaître le résultat des discussions sans nécessairement être au courant de leur contenu. Il peut agir de la même manière s’il considère que la plupart des sujets à l’ordre du jour sont de nature politique ou délicate puisqu’ils touchent à des questions d’ordre personnel, en lien avec la collectivité ou des processus d’affaires internes. Pour certains, l’impossibilité de discuter de sujets qui n’ont pas encore fait l’objet d’annonces officielles comme est source de frustration.

De plus, avec le nombre de participants augmente la durée des réunions, ce qui peut motiver l’exclusion du public considérant l’horaire chargé des administrateurs. D’autres préoccupations concernent la capacité des membres du CA de s’exprimer librement en présence de personnes externes et l’utilisation, par des parties prenantes, de l’information entendue pendant la réunion pour tenter d’influencer les administrateurs.

Dans le cas de petits OSBL, la tenue de réunions du CA sans la présence du public peut d’ailleurs s’expliquer par le manque de ressources nécessaires pour publiciser la rencontre et encourager les gens à y participer. Le manque d’intérêt du public pour ce genre d’événement amène les organismes à croire qu’il n’est pas nécessaire d’organiser des réunions publiques ou qu’elles ne justifient pas les efforts supplémentaires requis.

Établir des règles

Tout CA qui considère ouvrir ses réunions pour y accueillir les membres du public doit clarifier les règles régissant les séances ouvertes et fermées sur le plan du contenu, de la participation et du déroulement. À ce sujet, le règlement sur les réunions publiques du CA (anglais) d’Action cancer Ontario offre un bon exemple.

  • L’ordre du jour doit être diffusé aux membres avant la réunion et les discussions lors de la rencontre doivent se limiter aux points inscrits à l’ordre du jour.
  • Tous les administrateurs doivent posséder une bonne compréhension des sujets à discuter lors de séances à huis clos pour garantir la confidentialité des dossiers lorsque requis.
  • Le CA doit déterminer le degré de participation des invités à la réunion et la manière dont il traite des préoccupations exprimées par ces derniers. Quel que soit le modus operandi choisi (période de questions, participation illimitée, aucune participation), il influencera le déroulement et l’efficacité des séances ouvertes et l’engagement du CA envers le public.

Faire participer le public

La participation des invités aux réunions du CA peu paraître encombrant et peu pratique, car elle demande aux administrateurs de faire preuve de patience et de prévoir du temps supplémentaire pour permettre à tous de faire valoir leur opinion. Elle peut aussi donner lieu à des frustrations si les invités s’expriment sur des sujets dont ils ne saisissent pas la pleine ampleur, car ils n’ont pas assisté à l’ensemble des discussions. Enfin, la présence d’invités ajoutera au défi du président de la réunion de bien gérer le déroulement de la rencontre.

Outre une réunion publique, il est également possible d’organiser un forum ouvert au public, y compris une séance publique durant laquelle le CA mène des discussions formelles ou informelles avec les membres de la communauté. Cette façon de faire favorise la participation des membres et permet aux administrateurs d’étudier les propositions du public, et d’en discuter, dans un cadre confidentiel.

Le besoin de se réunir à huis clos

Une séance ou une réunion à huis clos ne devrait porter que sur des sujets confidentiels. Selon la Certified General Accountants Association of Ontario, la confidentialité se définit (anglais) comme un acte posé pour éviter que des torts injustifiés soient causés à une organisation et à ses actifs, y compris ses bénévoles, ses administrateurs et les membres de son personnel. Souvent, les points à l’ordre du jour d’une réunion à huis clos portent sur des questions liées aux ressources humaines, aux affaires juridiques ou aux finances, p. ex. :

  • des discussions préliminaires sur de nouvelles installations ou la fermeture possible d’une installation existante;
  • des discussions d’ordre personnel au cours desquelles l’identité, les compétences et les qualifications d’un employé ou d’un employé potentiel sont soulevées;
  • l’étude de questions disciplinaires ou de renvoi;
  • une discussion au sujet d’un don dont le donateur exige l’anonymat;
  • l’analyse de documents ou d’information légaux ou l’examen de conseils juridiques dans un litige imminent ou potentiel;
  • l’étude du rendement du directeur général, d’un administrateur ou de l’ensemble du CA;
  • l’étude de documents régis par les lois sur la protection de la vie privée.

Dans son article « In Camera Board Sessions: Careful How You Use Them » (anglais), E. Grant Macdonald affirme qu’un CA ne devrait tenir une séance à huis clos que si nécessaire. Selon lui, « les séances à huis clos imposent au CA d’évaluer si c’est bien la confidentialité ou le secret qui justifie leur décision. Alors que toute bonne gouvernance requiert un certain degré de confidentialité, le secret peut et va lui nuire. » Les parties prenantes demandent de plus en plus aux CA de rendre des comptes, et dans cette ambiance, il devient essentiel de trouver l’équilibre entre le besoin de confidentialité et l’appel à des processus de gouvernance plus transparents.

L’ouverture des réunions du CA au public peut s’avérer très bénéfique, puisqu’elle permet aux administrateurs d’interagir plus activement avec les parties prenantes et de connaître leurs opinions tôt dans le processus de prise de décision. À condition de bien gérer les défis supplémentaires inhérents à des réunions publiques, vous profiterez de cette ouverture, puisque plus de transparence et de responsabilité peuvent se traduire par une plus grande confiance des parties prenantes envers le travail extraordinaire que vous accomplissez tous les jours.

 

 

À propos de l’auteure

Elizabeth McFaulElizabeth McFaul est une spécialiste du marketing virtuel qui travaille à partir de Waterloo en Ontario. Elle s’intéresse particulièrement aux communications, conseils d’administration et structures organisationnelles des organismes sans but lucratif. Elle a été bénévole au Kitchener Waterloo Little Theatre, dont à titre de secrétaire du conseil d’administration et d’agente des médias sociaux pendant deux ans. Elle rédige également des articles pour The Community Edition, le journal mensuel alternatif de la région.

 

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