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Pour une meilleure gestion de nos programmes de bénévolat : savoir attirer, motiver et retenir les bénévoles aujourd’hui

Mardi, 3 Octobre, 2017
Auteur invité
Patti Lauzon

La compétition entre les organismes au Canada pour attirer et recruter des bénévoles engagés, passionnés et dotés d’un réseau de contacts bien développé est féroce. Depuis au moins dix ans, les organismes de tout horizon et taille cherchent des moyens pour s’assurer de la disponibilité, de l’engagement et de l’accès aux réseaux de connaissances de leurs plus importants bénévoles qui, bien souvent, représentent également une portée d’entrée aux cercles philanthropiques pour les années à venir. C’est l’expertise grandissante et les attentes de plus en plus exigeantes qui ont amené les organismes à mettre en place des pratiques exemplaires et un ensemble de standards pour créer des programmes de bénévolat solides et viables.

Aujourd’hui, la question que les dirigeants dans notre secteur se posent est la suivante : que devons-nous faire pour offrir à nos bénévoles la possibilité de faire une réelle différence tout en gardant en tête l’atteinte de nos objectifs dans un contexte de ressources humaines et opérationnelles limitées? Pour amorcer la discussion au sein de votre organisation, voici dix astuces pour sortir votre programme de bénévolat de l’âge des ténèbres.

1. Donnez un aspect stratégique à votre programme de bénévolat

Tout comme nous planifions nos activités de marketing, le service à la clientèle et nos campagnes de financement, nous devons nous doter de programmes de bénévolat viables et stratégiques. Dans son Code canadien du bénévolat, Bénévole Canada constate qu’aujourd’hui, les gens « mènent des vies plus structurées. Ils sont davantage axés sur les résultats, autonomes et technophiles, et comptent de multiples responsabilités et intérêts. » Il faut donc tenir compte de ces éléments lorsque l’on met sur pied un programme de bénévolat qui, d’ailleurs, doit comprendre des descriptions de postes bénévoles qui s’inscrivent dans le plan stratégique de l’organisation. Ce processus requiert du temps, mais il s’agit de temps bien investi et indispensable pour la réussite de n’importe quel programme de bénévolat.

2. Chaque membre de votre organisation est un ambassadeur pour les bénévoles

Dès son entrée en poste, un bénévole devient membre de l’équipe, et le processus d’accueil diffère peu de celui mis en place pour un nouvel employé. La personne doit rencontrer ses collègues, comprendre la mission et la vision de l’organisation et obtenir une description claire et concise du travail qu’elle est censée faire. Il est important que tous les membres de votre équipe comprennent le rôle du bénévole et le traitent avec respect. Le bénévole aura possiblement l’occasion d’interagir avec différents employés et ces interactions détermineront son expérience avec votre organisation.

3. Ne sous-estimez jamais l’importance du geste personnalisé

Organiser une grande fête pour remercier les bénévoles demeure toujours une bonne idée, mais ce sont les petits gestes personnalisés qui sont les plus mémorables. Envoyez-leur une carte de remerciement écrite à la main ou donnez-leur la chance d’entendre un patient ou sa famille raconter toute l’incidence que l’organisation a eue sur leur vie. Ces expériences motiveront davantage les bénévoles et créeront des souvenirs associés à votre organisation.

4. En cas pépins, retournez dans les livres

De nos jours, les ressources pour la bonne gestion des programmes de bénévolat abondent. Le Code canadien du bénévolat, mentionné précédemment, comprend les principes fondamentaux des normes de pratiques en la matière, mais il constitue également un excellent point de départ pour qui souhaite évaluer, améliore ou créer un programme de bénévolat. Les membres de Bénévoles Canada peuvent aussi se servir d’un outil de vérification en ligne pour évaluer et analyser leur programme de bénévolat. L’outil comprend divers documents de recherche fournissant une base solide pour créer des programmes efficaces.

5. Une reconnaissance sincère et ponctuelle des bénévoles

Imagine Canada rapporte que « le Canada compte 170 000 organismes sans but lucratif et de bienfaisance » et que « la moitié d’entre eux (54 pour cent) sont totalement gérés par des bénévoles ». Selon les données de Statistique Canada, 13 millions de Canadiens font du bénévolat chaque année. Ces millions de personnes s’engagent pour des raisons très variées, mais chacune d’entre elles mérite des remerciements sincères et ponctuels.

Il existe de nombreuses façons de remercier les bénévoles de leur temps, mais, quelle que soit la manière choisie, il ne faut jamais négliger les deux aspects que sont la sincérité et la ponctualité. Ils devraient être intégrés au programme de reconnaissance conçu de manière formelle ou informelle et sur une base continue. Tous les groupes d’employés, mais surtout la haute gestion et les responsables de la gouvernance, doivent participer aux activités de reconnaissance des bénévoles.

6. Le bouche-à-oreille, une formule gagnante

Selon les résultats de l’Enquête sociale générale sur les dons, le bénévolat et la participation (ESG DBP, 2013) menée par Statistique Canada, le bouche-à-oreille constitue le premier moyen de recrutement des bénévoles. Ces derniers mettent souvent les organismes en contact avec leurs propres amis et connaissances professionnelles, surtout s’ils ont aimé leur expérience comme bénévole avec un organisme. Il faut donc s’assurer d’ouvrir cette porte en invitant les bénévoles actuels à rallier d’autres personnes à votre cause.

7. Le bénévolat, une forme d’engagement communautaire

Le bénévolat est l’un des piliers d’une communauté dynamique et en santé. Diverses études ont démontré les bienfaits physiques et psychologiques du bénévolat, et l’American Association of Retired Persons (anglais) a établi une liste de ces bienfaits comprenant, entre autres, un risque réduit de dépression et de stress ainsi qu’une meilleure confiance en soi. Les collectivités qui comptent sur des programmes de bénévolat établis se démarquent d’ailleurs par plusieurs éléments positifs sur le plan de la situation économique, de la sécurité, de la cohésion et de la participation des citoyens. Enfin, le bénévolat peut faire le pont entre les organismes et les différents gouvernements et entreprises, ce qui se traduit par un sens de la collectivité renforcé et un plus grand engagement des partenaires.

8. Le bénévolat en entreprise, un partenariat de choix

Les programmes de bénévolat en entreprise visent à encourager les employés à s’engager dans leur collectivité avec le soutien de leur employeur. Parmi les chefs de file dans le domaine du bénévolat en entreprise reconnus par Bénévoles Canada dans sa série « Leading with Intention: Employer-supported volunteering » (anglais), on compte Cenovus Energy, Deloitte, Groupe Investors, Keurig, Meridian, PwC, RBC et Home Dépôt. Encouragez vos bénévoles à parler de leur expérience aux dirigeants d’entreprises et de la différence qu’elle a faite dans leur vie.

9. Formez votre équipe à travailler avec les bénévoles

Dans son article « Challenges in Volunteer Management » (anglais), Jill Levicitus met en lumière plusieurs défis inhérents au travail avec des bénévoles. Selon elle, « les problèmes qui peuvent survenir entre employés et bénévoles peuvent vous faire remettre en question la valeur même de votre programme de bénévolat, surtout si vous êtes appelé à agir comme arbitre. La présence de ressentiments, que ce soit de la part des employés ou des bénévoles, peut mener à l’échec du programme » [traduction libre]. Afin d’éviter de telles situations, assurez-vous de définir clairement le rôle des bénévoles et les attentes portées envers eux, puis faites en sorte que ces informations sont communiquées aux employés. Évitez la confusion et les malentendus en mettant sur pied un programme de bénévolat bien défini (voir astuce no 1).

10. Les avantages du bénévolat intergénérationnel

Nous avons tous entendu des histoires à propos des jeunes de la génération X, les « milléniaux », et des éléments à considérer pour leur offrir une expérience professionnelle enrichissante et les retenir dans une organisation. Il ne faut pas négliger l’importance de recruter des bénévoles de différentes générations et de leur offrir la possibilité de travailler ensemble sur des projets communs.

Nous savons que les personnes âgées de 55 ans et plus représentent le plus important bassin de bénévoles, cependant, nous nous devons de recruter des bénévoles appartenant à d’autres groupes d’âge pour assurer la viabilité de nos programmes. Dans son article « When Volunteering is All in the Family » (anglais), Chris Farrell explique les avantages du bénévolat intergénérationnel. « À une époque où le discours sur les relations entre générations est dominé par un supposé conflit naissant autour de ressources de plus en plus rares, le bénévolat intergénérationnel offre un signe encourageant et réjouissant » [traduction libre]. Invitez vos bénévoles à faire connaître votre organisation aux membres de leur famille et à leurs amis. Souvent, ils sont vos meilleurs ambassadeurs pour entrer en contact avec la prochaine génération de bénévoles.

En fin de compte, il faut toujours se rappeler que les bénévoles sont là parce qu’ils souhaitent aider à fournir des programmes ou services essentiels. Ils veulent participer au travail incroyable accompli par des milliers d’organismes dans le secteur sans but lucratif au Canada, et nous avons le privilège de travailler à leurs côtés.

 

À propos de l’auteure

Patti LauzonPatti Lauzon, APR, CFRE, est directrice des relations avec les diplômés et des communications avec les donateurs à l’Université de Windsor. Au cours de sa carrière, elle a travaillé en communications, en collecte de fonds, en gestion des bénévoles et en engagement communautaire pour le compte de divers OSBL canadiens, dont l’Association canadienne pour la santé mentale et la Croix-Rouge canadienne.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

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