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Trouver l’équilibre entre la diversité et la bonne taille du conseil d’administration

Mardi, 29 Mai, 2018
Auteur invité
Les normes
Gouvernance
Diversité
Jane Garthson
Image of a watercolour palette.

Quelle est la taille idéale d’un conseil d’administration?

La réponse générale est « ça dépend ». En effet, un conseil d’administration (CA) doit être :

  • assez petit pour permettre une prise de décision efficace;
  • assez petit pour respecter le budget des réunions à la fréquence prévue;
  • assez grand pour s’acquitter adéquatement de l’ensemble des responsabilités du CA (dirigeants, présidents de comités, participation aux activités de plaidoyer et de financement, accompagnement et formation de nouveaux administrateurs en vue de présider des comités ou d’occuper d’autres fonctions);
  • assez grand pour assurer que différentes perspectives influencent le processus de prise de décision.

Ce dernier point impose qu’on s’y arrête davantage, car il engendre parfois des malentendus. Selon diverses études (anglais), les groupes de personnes aux expériences, compétences et connaissances diverses et pertinentes prendraient généralement de meilleures décisions (anglais) que les groupes homogènes, bien qu’ils soient parfois plus lents à parvenir à une décision. La diversité des expériences s’explique par des différences au point de vue du genre, de la race, de l’ethnie, de l’origine géographique, de la classe socioéconomique, de l’orientation sexuelle, de la condition physique, ou de l’âge. La pertinence de ces expériences varie en fonction de la mission d’une organisation. Ainsi, dans un organisme qui travaille auprès des femmes victimes de violence, le CA doit impérativement inclure des femmes qui ont vécu de la violence.

Quel genre d’expertise est requis?

Two people playing chess in an office setting.

Une association peut, par exemple, rassembler des gens exerçant tous la même profession; or, leurs opinions varieront en fonction de leur éducation et de leur expérience professionnelle marquée entre autres par leur statut comme travailleur autonome ou employé, leur lieu de travail dans un milieu rural ou urbain et le nombre d’années qui les séparent de la retraite. Au Canada, ces associations peinent souvent à recruter des administrateurs qualifiés représentant toutes les régions du pays.

Ces considérations sont tout à fait différentes de celles d’un CA qui cherchent à réunir diverses perspectives au sein d’une communauté géographique ou d’un groupe ethnique. Prenons l’exemple de la South Asian Legal Clinic of Ontario. Ce regroupement a probablement une compréhension spécifique de certains concepts comme « la région d’origine commune » ou « l’origine ancestrale », une compréhension qui diffère de celle d’autres regroupements. Ayant travaillé avec cette clinique juridique dans le passé, je sais aujourd’hui qu’il ne s’agit pas simplement de l’histoire, du pays, de la langue, de la religion et des opinions politiques d’une seule famille. Dans le même esprit, les organismes qui, aujourd’hui, tentent de mettre œuvre certaines recommandations de la Commission de la vérité et de la réconciliation ne peuvent s’attendre à ce qu’une seule personne connaisse tous les peuples autochtones du Canada.

Outre ces considérations particulières, chaque CA doit réunir des personnes avec des compétences et connaissances en finances et surveillance des risques, en plus des compétences et connaissances propres à la mission de l’organisme. Ces dernières sont le résultat d’expériences de vie, tout comme de l’éducation formelle reçue, et souvent, elles se trouvent dans la communauté de bénéficiaires.

Mais attention! Si vous tentez de trouver chaque pièce au casse-tête qu’est la diversité, vous risquez de vous retrouver avec un CA de 65 membres – ce ne serait pas le premier – ce qui le rendrait peu efficace, peu engagé et peu apte à prendre des décisions rapidement. La majorité des CA comptent entre 7 et 15 membres, 20, au plus. Les CA de petite taille sont plus efficaces, mais ils ne permettent qu’une diversité limitée à la table des discussions.

Sept étapes vers l’équilibre

Que peut-on faire pour maintenir une taille qui permet à votre CA de demeurer fonctionnel? Les sept idées suivantes peuvent vous aider à y parvenir, encore plus si vous les combinez.

  1. Créez au moins un conseil consultatif. Déterminez les groupes clés que le CA doit entendre avant de prendre une décision qui les concerne particulièrement. Appuyez les représentants de ces groupes dans leurs efforts de se rencontrer, en personne ou en ligne, d’étudier des ébauches de propositions et d’élaborer leurs propres initiatives et questions. Vous devez également vous assurer que leur opinion est directement communiquée au CA, sans passer par le filtre du personnel.
  2. Prévoyez des places assignées aux représentants des groupes clés au sein du CA. Souvent, les règlements permettent aux plus importantes parties prenantes de déléguer une personne au CA, une pratique que j’ai surtout observée dans les organismes confessionnels. Dans un de ces organismes, nous avons mis en place trois conseils consultatifs afin d’obtenir l’approbation des membres pour réduire le nombre d’administrateurs de 50 à 13. Chacun de ces conseils a élu un président, et les nouveaux règlements ont accordé un siège d’administrateur à chaque président de conseil. Les nouveaux règlements ont par ailleurs été approuvés parce que les membres étaient plus nombreux à croire qu’une personne qui les connaissait bien et était issue de leur cercle était présente et pouvait exprimer son vote à la table du CA. Cependant, prenez quelques précautions que j’ai dû apprendre à la dure.
    • Assurez-vous que les règlements précisent que les présidents de conseil sont soumis au même nombre maximum de mandats que les autres administrateurs.
    • Offrez une orientation et une formation aux nouveaux administrateurs soulignant que leur rôle consiste à gouverner l’organisation plutôt que de « représenter » le conseil ou de parler au nom de toutes les personnes issues de leur milieu.
  3. Ouvrez les réunions du CA au public. Invitez votre communauté à participer aux réunions du CA. Ceux et celles qui souhaitent se prononcer sur un sujet pourront en aviser le président et, selon les contraintes de temps, ce dernier pourra les inviter à parler pendant la discussion. À titre d’exemple, l’organisme Creating the Future diffuse les réunions de son CA par vidéo et, pendant les réunions, garde un œil sur son fil Twitter pour rester à l’affût des idées proposées par le public. Pour ce qui est des sujets délicats, ils sont traités à huis clos pour préserver leur confidentialité.
  4. Créez des postes sans droit de vote pour certaines personnes choisies ou élues qui sont autorisées à participer aux réunions du CA, une méthode particulièrement utile pour les organismes qui travaillent auprès des jeunes. Ces derniers pourront alors se faire entendre avant même d’avoir atteint l’âge requis pour servir comme administrateur, en plus de développer leurs compétences de leader et de bénévole.
  5. Assurez-vous d’avoir mené des consultations externes pertinentes avant de présenter un point à l’ordre du jour pour décision. Pendant la réunion, expliquez la nature des consultations et comment vous avez fait en sorte de sonder l’opinion de tous les groupes touchés par la proposition. Un sondage en ligne peut s’avérer utile pour les gens d’affaires, mais beaucoup moins pour les nouveaux arrivants, les apprenants d’anglais ou les personnes sans accès à Internet. Si vous envisagez d’organiser des consultations en personne, tenez compte du lieu et de l’heure proposés et de leur incidence sur les groupes sollicités.
  6. Faites de la diversité un objectif de première importance pour votre PDG ou directeur général. La norme E4 du Programme de normes d’Imagine Canada va en ce sens. Si les documents soumis au CA pour décision ou discussion sont préparés par une équipe diversifiée, cela augmentera la probabilité que différentes perspectives aient été considérées en cours de préparation de l’analyse et des recommandations. Toutefois, les employés sont humains et tendent d’avoir un parti pris, souvent pour protéger les programmes et services existants. Ils ne sont donc pas toujours les mieux placés pour défendre la mission de l’organisation ou l’intérêt des bénéficiaires. Le CA amène une perspective globale qui vient compléter la diversité de l’équipe d’employés.
  7. Recrutez des administrateurs qui permettent de combler plusieurs besoins en même temps. Toute personne sollicitée pour se joindre à un CA doit posséder plus d’une compétence clé et représenter plus d’un groupe de la population. Chose certaine, chaque administrateur doit faire preuve de passion, de compétences à la hauteur de son poste et d’expériences pertinentes.

Compte tenu du penchant du secteur caritatif pour l’innovation, je suis certaine que les exemples d’intégration réussie de diverses perspectives au processus de prise de décision du CA abondent. Racontez-nous votre histoire!

 

À propos de l’auteure

Jane GarthsonJane Garthson offre des services de leadership et de direction intérimaire aux organismes caritatifs canadiens. Elle est diplômée (avec distinction) du programme Voluntary Sector Leadership de l’Université York, auteure de plusieurs chapitres dans des publications internationales avec comité de lecture et secrétaire de l’Oak Ridges Moraine Trust. Dans le passé, elle a occupé les rôles de commissaire à la Commission des courses de l’Ontario, de directrice générale intérimaire d’un organisme de bienfaisance et d’une fédération sportive, ainsi que de trésorière d’un organisme de bienfaisance national.

Nos auteurs invités s’expriment à titre personnel. Leurs opinions ne reflètent pas nécessairement celles d’Imagine Canada.

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