Le budget permet de traduire l’histoire de votre organisme en chiffres. Il est l’épine dorsale de toute demande de subvention. 

Considéré par bon nombre de bailleurs de fonds comme le meilleur moyen d’avoir une idée de votre projet, le budget est souvent la première section de votre proposition qu’on lit.

Mais peu de collecteurs de fonds sont aussi des comptables. Il y a de fortes chances que vous reculiez devant l’idée de passer du temps devant des feuilles de calcul. Nous espérons que ces conseils vous permettront de sortir indemne du processus, avec un budget dont vous pouvez être fier.

Énumérez chaque dépense (y compris celles du fonctionnement général)

Le budget de la subvention doit être aussi détaillé que possible. Cela signifie qu’il faut énumérer toutes les dépenses, directes et indirectes, associées à votre projet. N’oubliez pas que le bailleur de fonds aura examiné des centaines de budgets avant d’examiner le vôtre. Ils ont une compréhension exceptionnelle de ce qui constitue des dépenses réalistes. Exclure des coûts de votre budget – y compris les frais généraux – laisse croire que votre projet n’est pas réalisable et peut mener à un rejet.

Le budget doit tenir compte des employés à temps plein qui participeront au projet ainsi que du pourcentage de leur temps qu’ils y consacreront. Par exemple, si le directeur général gagne 55 000 $ et consacrera 10 % de son temps sur une période de 6 mois à la supervision du projet, 2 750 $ devraient figurer sur la liste des dépenses. Le cas échéant, les avantages sociaux devraient être inclus dans le budget. Considérant que les avantages sociaux peuvent représenter jusqu’à 25 % des salaires, omettre cette dépense vous laissera à court de revenus et pourra soulever des questions au sujet de votre demande.

Certains des frais généraux qui peuvent figurer dans le budget sont : les frais juridiques et comptables, les services publics, les locaux à bureau et les assurances. Inclure un pourcentage de ces frais dans votre budget de subvention permet que le projet puisse assumer une partie des frais de fonctionnement quotidiens de l’organisme.  Sans ces dépenses, l’organisme ne peut simplement pas fonctionner et le projet décrit dans votre proposition ne pourrait pas être réalisé.

Une solution simple quant à l’inclusion des  frais généraux consiste à les inscrire comme un pourcentage du budget total (p. ex. 15 %) et sur une ligne budgétaire distincte. Mais attention, votre approche doit être adaptée aux lignes directrices de chaque bailleur de fonds. Beaucoup d’entre eux auront déjà tenu compte des frais généraux et quelques-uns ne permettent pas de les inclure.

Incluez les dépenses en nature

Toute dépense qui sera couverte par un don en nature – comme l’utilisation d’un bâtiment, de la publicité gratuite ou des services professionnels offerts bénévolement – devrait être incluse dans le budget de votre proposition. L’inclusion de ces coûts démontre que vous avez cherché des sources de financement créatives de votre projet et fait preuve d’un soutien plus large au sein de votre collectivité.

Les dons en nature doivent être inscrits dans votre budget en fonction de leur valeur marchande. Si l’espace à bureau de 1 000 pieds carrés qui sera utilisé pour votre projet a été généreusement offert par un commanditaire, incluez le coût moyen de location d’un bureau de taille similaire.  À moins que les lignes directrices pour indiquer les dons en nature ne soient précisées, incluez-les dans vos dépenses (p. ex. espace à bureau) ainsi que de vos revenus (p. ex.  dons en nature).  Cela permettra de faire en sorte que votre budget soit équilibré et de montrer aux bailleurs de fonds potentiels le coût « réel » du projet proposé.

Énumérez toutes les sources de revenus

Montrez au bailleur de fonds potentiel que vous avez des revenus diversifiés en énumérant toutes les sources de revenus dans le budget de la subvention, y compris d’autres subventions que vous avez reçues (soit en attente ou confirmées) ou que vous demanderez à l’avenir. Cela démontre que le projet sera durable et que vous avez recueilli le soutien de la communauté.

D’autres sources de revenus courantes que vous pouvez inclure sont notamment les honoraires, d’autres revenus commerciaux, les activités de financement spéciales et les contributions des particuliers. Si vous prévoyez recueillir des fonds des bénéficiaires de votre projet –  par exemple, en leur imposant des frais de participation –  assurez-vous que votre proposition explique pourquoi et décrit les mécanismes en place pour le faire.

Montrez vos calculs

Rappelez-vous les cours de mathématiques du secondaire, où le prof a insisté pour que vous montriez vos calculs dans la réponse? Eh bien, c’est la même chose pour ce qui est des budgets dans les propositions de subvention. Les bailleurs de fonds ont besoin de savoir comment vous avez obtenu les montants dans les lignes budgétaires de votre proposition.

Plus tôt dans cet article, nous avons décrit comment calculer les coûts liés à un directeur général qui contribue 10 % de son temps au projet proposé sur une période de six mois. Ces calculs doivent figurer dans votre budget, à côté du total des dépenses.

Personnel : Directeur général (55 000 $ par an x 10 % x ½ années) = 2 750 $

Fournir un contexte

Expliquez tout détail qui risque de soulever des questions en présentant une description narrative dans votre budget. Des notes supplémentaires peuvent répondre aux préoccupations concernant le budget, ce qui rend plus facile le processus d’examen pour le bailleur de fonds et fait preuve d’une bonne planification.

La section des notes peut être organisée de diverses façons; les notes en bas de page sont une option courante. Une autre bonne suggestion, offerte par « Storytelling for Grantseekers, » consiste à inclure une note sur toutes les lignes qui représentent plus de 5 % du budget total.

Un dernier conseil

Envisagez de préparer une version préliminaire du budget avant de rédiger le reste de la proposition. Comme les autres sections de la proposition renvoient au budget, cette étape rendra le reste du processus beaucoup plus efficace et vous permettra de vous concentrer sur votre travail de rédaction.